Dengan memencet tombol “mulai”, mesin akan mengambil foto warga yang mengajukan secara langsung. Kemudian, pengirim surat harus memasukkan kartu identitas di ceruk yang khusus disediakan untuk memfoto kartu identitas. Setelah kartu identitas terekam, mesin akan mengeluarkan dua lembar barcode. Satu lembar barcode berupa stiker untuk ditempel di dokumen, dan satu lembar lainnya berfungsi sebagai tanda terima yang bisa dicek melalui scan QR. Dokumen yang telah ditempeli barcode tersebut kemudian diletakkan di dalam ruang khusus peletakan di dalam mesin dan pengajuan pun selesai. Keseluruhan proses hanya memakan waktu kurang dari lima menit saja. Masyarakat tak perlu lama menunggu.

Lebih lanjut Mensos mengungkapkan saat ini semua harus serba teknologi dan bahwa tiap harinya, harus ada perbaikan yang terus dilakukan agar hidup kita berguna. Karena itulah mesin Drop Box persuratan ini merupakan salah satu upaya untuk mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Drop Box Persuratan yang digagas oleh Mensos ini, lebih lanjut dikonsep dan dirancang oleh Staf Khusus Menteri Bidang Pengembangan SDM dan Program Kementerian Sosial Suhadi Lili.

Total penyusunan rancangan dan pembuatan mesin Drop Box Persuratan ini memakan waktu dua hingga tiga bulan. 

“Ini Ibu Mensos yang mencetuskan idenya. Untuk merancangnya itu perlu sekitar dua sampai tiga bulan ya, kalau pembuatannya saja sekitar dua minggu,” tutur Suhadi. dilansir kemensos.go.id